Order Pembelian

Order pembelian merupakan dokumen untuk pencatatan data pemesanan barang perusahaan dari vendor. Order Pembelian ini digunakan untuk proses pemesanan barang. Dengan Order Pembelian yang efisien maka persediaan barang tidak akan kekurangan atau kelebihan.

Cara Akses

Untuk memasukkan data permintaan pembelian, pilih pada MenuBar Pembelian --> Order Pembelian --> Order Pembelian

Proses Order Pembelian

Pilih vendor penyedia barang yang akan dibeli. (Point 1 pada gambar).
Tentukan juga pajak / non pajak dalam transaksi tersebut. (Point 2 pada gambar).
Option draft dipilih jika order pembelian masih dalam mode pencatatan (belum diproses). (Point 4 pada gambar)
Masukkan nama item yang akan order, ada 2 macam input item pada order pembelian : (Point 5 pada gambar)
- Tentukan item yang diinginkan, kemudian tentuka pula qty, harga dan discount (jika ada).
- Import item dari data Permintaan Pembelian dengan cara klik pada toolbar import. (Point 3 pada gambar)

Data Header Order Pembelian

1. Tab Master

Nomor

Secara default BEE akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor Order Pembelian. Jika anda ingin menentukan sendiri format penomoran, hapus isian AUTO pada textbox kemudian masukan nomor transaksi.
Tanggal
Adalah tanggal transaksi yang dilakukan, secara default tanggal akan mengikuti tanggal yang tertera pada sistem komputer.
Vendor

Diisi kode vendor (Supplier), Klik pada Tombol Picker untuk mencari data vendor atau gunakan tips cepat Mencari Data dengan picker.
Mata Uang

Diisi mata uang yang akan anda gunakan untuk transaksi penjualan, pilih pada combobox atau pada gambar panah di sebelah kanan. Jika anda menggunakan mata uang asing (bukan base currency) isi rate untuk currency tersebut pada TextBox di sebelah kanan kolom.
Pajak & Harga Termasuk Pajak
Jika dipilih pajak saja maka harga dari item dikenakan PPN 10%. Dan jika pilihan harga termasuk pajak dipilih maka harga dari item barang sudah termasuk pajak.
Draft dipilih jika order pembelian masih dalam mode pencatatan (belum diproses). (Point 4 pada gambar)
Status menunjukkan kondisi order pembelian pada saat ini (terkirim atau belum, aktif atau tidak).

2. Tab Alamat

Adalah data alamat vendor sesuai dengan data Master Mitra Bisnis.

Data Detail Order Pembelian

No
Nomor urut
Gudang

Diisi kode gudang yang digunakan untuk pengambilan barang yang akan dikeluarkan, BEE akan secara otomatis mengisi berdasarkan setting yang ada pada Pengaturan Sistem. Anda bisa merubah sendiri atau menyesuaikan berdasarkan tempat penyimpanan barang yang sesuai.
.
Kode Item

Diisi kode barang yang akan dilakukan Order Pembelian dengan menggunakan cara Input Item.
Nama Item
Kolom untuk nama adalah deskripsi dari kode barang yang telah dimasukkan, BEE secara otomatis mengisinya berdasarkan master item yang dulu anda sudah buat.
- Tips : Untuk item - item biaya dan sifatnya umum anda bisa membuat satu item general jadi setiap pembeliannya anda tinggal memanggil item tersebut dan mengganti nama itemnya agar ketika masuk Jurnal Umum bisa dilacak pembelian untuk serice mobil atau mesin atau yang lain
Qty

Diisi dengan jumlah barang yang diproses. Jika jumlah Qty item yang dilakukan proses Order Pembelian bervariasi anda bisa masukan dua kali, misalkan :

Anda menjual Aqua 5 karton 10 PCS
Anda harus memasukan dua kali : baris pertama anda masukan dengan Qty 5 dan unit karton
Baris ke dua anda masukan Qty 10 dan unitnya PCS

Satuan

Diisi unit / satuan dari item yang di proses. Misalkan : CRT, DZ, PCS, BOX dll. Untuk mengganti satuan dari satuan PCS ke satuan CRT atau sebaliknya gunakan tombol "+" atau "-" pada keyboard.
Terkirim
Akan secara otomatis tersisi jika pada Order Pembelian tersebut telah dilakukan Penerimaan Pembelian.
BackOrder

Adalah data yang tidak terkirim karena suatu hal dan Order Pembelian tersebut telah dilakukan proses tutup order. Maka pada kolomn "BackOrder" akan terisi secara otomatis sesuai barang yang belum terkirim.
Harga

Harus diisi dengan harga satuan dari item yang dijual karena BEE akan secara otomatis mengkalkulasinya dengan Qty item.
Disc %
Diisi dengan diskon per item (Diskon Detail). Untuk Disc yang berada pada detail item ini tidak akan terpsoting ke Jurnal Umum, tetapi secara otomatis akan mempengaruhi HPP, untuk lebih detail silahkan lihat Posting Disc Bee Accounting.
Discount
Menampilkan total nilai diskon, kolom ini merupakan kolom R/O (Read Only) karena akan otomatis terisi jika anda mengisi kolom disc %.

PReqNo

Pada kolom ini akan tersisi jika pada Order pembelian menggunakan import data dari Permintaan Pembelian, sehingga dapat diketahui dari data detail tersebut dari nomor Permintaan Pembelian.
Dept

Diisi dengan kode departemen yang bersangkutan, klik pada kolom dept >> pilih gambar kaca pembesar di samping kolom tersebut. Jika anda kurang paham silahkan lihat pada Contoh Penggunaan Departmen. Kolom ini optional jika anda tidak membutuhkan biarkan kosong.
Prj (Project)

Diisi dengan kode proyek yang bersangkutan, klik pada kolom Prj >> pilih gambar kaca pembesar di samping kolom tersebut. Jika anda kurang paham silahkan lihat pada Contoh Penggunaan proyek. Kolom ini optional jika anda tidak membutuhkan biarkan kosong.
Req.Date

Adalah tanggal permintaan Order, tanggal disini dibedakan jika dalam 1 order penjualan terdapat beberapa kali Permintaan Pembelian. Kolom ini optional jika anda tidak membutuhkan biarkan kosong.

Import Data

Pada tab ini digunakan untuk proses import data Order Pembelian dari Permintaan Pembelian. Sehingga Order Pembelian tidak perlu memasukkan data - data item satu persatu.

Klik "Import Permintaan Pembelian" untuk memilih data permintaan pembelian.
Pilih Permintaan Pembelian yang diinginkan.
Klik "Pilih PReq" kembali jika terdapat lebih dari 1 Permintaan Pembelian dalam satu vendor, akan muncul pada data detail item - item sesuai dengan data yang ada pada Permintaan Pembelian.