Home / Blog / Mengapa Transaksi Hutang Dagang (Account Payable) Saat Ini Harus Berbasis “Cloud”?
Mengapa Transaksi Hutang Dagang (Account Payable) Saat Ini Harus Berbasis Cloud?

Mengapa Transaksi Hutang Dagang (Account Payable) Saat Ini Harus Berbasis “Cloud”?

Transformasi digital kini telah melanda sebagian besar industri, tak terkecuali telah merubah pola pencatatan akuntansi ke arah digital. Saat ini masih banyak perusahaan masih menggunakan sistem hutang yang terdesentralisasi di mana manajemen yang efisien tentu saja tak akan bisa diraih dengan cara seperti ini.

Ambil contoh saja, ketika perusahaan memperluas lokasi, maka menjadi perlu untuk memusatkan akun yang dibayarkan ke dalam sistem berbasis cloud (komputasi berbasis jaringan internet) untuk meningkatkan efisiensi, visibilitas dan kontrol organisasi. Sederhananya, mereka yang tidak berubah ke cloud menanggung risiko tertinggal. Mengapa demikian? Berikut ini ulasannya !

Mendorong pertumbuhan melalui operasi yang efisien

Bagi perusahaan yang berekspansi ke lokasi atau entitas lain, risiko inefisiensi memperlambat pertumbuhan hingga berhenti bertumbuh. Untuk tumbuh secara efisien, diperlukan pendekatan yang berbeda terhadap sistem pencatatan keuangannya.

Salah satu masalah utama dengan hutang dagang untuk akun tradisional adalah meningkatnya jumlah tugas manual dan penundaan bayar akibat penggunaan pena dan kertas yang sudah ketinggalan zaman. Ketika sebuah bisnis tersebar di beberapa lokasi, hal itu menjadi proses rumit. Terutama sekali mengenai kode, inisial, proses memasukkan, mengirim dan mengirimkan faktur atau pembayaran ke lokasi yang diperlukan. Karyawan keuangan akhirnya menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk tugas-tugas sederhana itu.

Sistem pencatatan hutang dagang berbasis cloud yang terpusat dapat mengoptimalkan proses ini. Daripada menghabiskan banyak waktu untuk melakukan pekerjaan sibuk yang diperlukan untuk memproses dan membayar faktur, maka lebih baik hal ini dapat dengan mudah diotomatisasi. Ini membebaskan waktu bagi karyawan keuangan untuk melakukan tugas-tugas yang lebih penting bagi perusahaan. 

Baca Juga: 5 Tantangan Yang Harus Diantisipasi Pada Bisnis Startup dan Solusinya

Meningkatkan visibilitas di seluruh lokasi

Ketika perusahaan tumbuh di luar lokasi utama mereka, visibilitas finansial menjadi masalah yang lebih besar. Dengan hutang yang terdesentralisasi, sulit untuk melacak pembayaran.

Sistem berbasis cloud dapat meningkatkan visibilitas dengan memungkinkan perusahaan untuk melihat kemana pembayaran dilakukan pada waktu tertentu. Dalam sekejap, komentar, persetujuan, dan riwayat keuangan yang terkait dengan setiap item akan disimpan di sistem dan mudah dicari untuk setiap karyawan dengan akses ke platform yang ada.

Dengan sistem yang bertindak sebagai lemari arsip virtual, manajer keuangan juga dapat melihat faktur di seluruh perusahaan dalam sekejap. Kemampuan untuk melihat hal-hal terjadi secara real-time di lokasi tertentu sangat berharga bagi perusahaan. Manajer keuangan dengan akses yang mudah dapat melihat dengan tepat tagihan siapa yang belum dibayar, pemasukan mana yang belum masuk dan pengeluaran apa saja yang perlu dikontrol.

Audit juga merupakan proses yang tidak terlalu sulit. Auditor dan pemilik bisnis dengan berbasis informasi yang masuk dapat mengakses dokumen yang diperlukan dan melihat pembayaran dari masa lalu hingga sekarang.

Hal Ini juga berpotensi mengurangi penipuan hutang dagang. Penggunaan hak akses oleh manager keuangan juga bisa memastikan bahwa file hanya dapat diakses oleh mereka yang berhubungan dengan file tersebut. Dan dalam kasus selisih catatan keuangan, manajer akan dapat melihat dengan mudah ke mana selisihnya dengan mencari melalui riwayat pembayaran.

Kemudahan dalam kontrol organisasi

Dengan akun hutang dagang tradisional, sering kali ada kekurangan kendali di berbagai divisi, terutama sekali masalah komunikasi. Apalagi jika komunikasi selama ini melalui sesekali surat, panggilan telepon, atau email. Manajemen tidak dapat dengan mudah melihat apa yang dilakukan di lokasi-lokasi ini pada waktu tertentu – mereka mendapatkan laporan pada akhir hari atau bulan, tetapi mereka tidak banyak terlibat dalam proses harian. Dengan sistem cloud semua hal seperti ini akan mudah diatasi.

Banyak Berbagi Banyak Rejeki Banyak Berbagi Banyak Rejeki

About wahyudi

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.