Home / Blog / Jangan Abaikan 3 Hal Ini, atau Bisnis Anda Akan Bangkrut/Gulung Tikar (Part. 01)

Jangan Abaikan 3 Hal Ini, atau Bisnis Anda Akan Bangkrut/Gulung Tikar (Part. 01)

Anda pebisnis Distributor dan Toko Retail? Jika Iya, artikel yang akan Saya bahas ini sangat cocok untuk Anda. Apakah Anda sudah tahu apa saja kendala dalam mengelola bisnis? Jika belum Saya coba akan jelaskan disini. Sebenarnya ada 3 hal pokok utama yang menyebabkan sebuah perusahaan itu mengalami kebangrutan atau kegagalan :

  • Stock
  • Piutang Macet
  • Team

Sebagai seorang pebisnis distributor dan retail Anda pasti setuju! Jika stock opname adalah salah satu hal terpenting dalam komponen kesuksesan bisnis tersebut.

Manajemen stock menjadi ujung tombaknya sukses atau tidaknya sebuah perusahaan yang bergerak dibidang distributor dan retail. Oleh karena itu Anda sebagai pebisnis distributor maupun toko harus memahami hal ini. Jika tidak maka nasib Anda akan seperti sahabat saya Bapak Budi.

Satu bulan yang lalu seorang sahabat baik Saya Pak Budi, yang sudah berkecimpung di dunia bisnis distributor selama 5 tahun di Surabaya harus menelan pil pahit karena usahanya mengalami kebangkrutan.

Beliau bingung karena selama ini merasa jika usahanya baik-baik saja, hingga suatu hari tiba saat barang di gudang dan toko habis namun uangnya tidak ada. Selama ini beliau sudah menggunakan software yang mencatat keluar masuknya transaksi. Jadi beliau merasa tidak akan ada kecurangan yang terjadi.

Setelah ngobrol banyak dengan pak budi akhirnya saya dapat menyimpulkan mengapa hal tersebut bisa terjadi. Salah satu yang menjadi pangkal pokok permasalahan yang dialami sahabat saya itu adalah stock barang yang amburadul. Sehingga beliau mengalami kebocoran dan kecurangan dimana-mana.

Memang benar Pak Budi sudah menggunakan sistem atau software untuk menunjang bisnisnya tersebut. Dan dilengkapi dengan IT, jadi ketika ada problem bisa langsung ditangani namun letak kesalahan Pak Budi disini adalah beliau tidak pernah melakukan stock opname fisik barang yang ada dan hanya mengandalkan patokan di software.

Jadi jika Anda tidak ingin mengalami hal yang sama. Mulai sekarang Anda harus benar-benar memperhatikan stock barang Anda.

Aduh tapi susah mau stock opname, bagaimana bisa begitu banyak barang yang Saya miliki dan barang Saya ini kecil-kecil? Tidak mungkin bisa Saya lakukan stock opname, apalagi gudang dan toko Saya besar.

Ya benar kebanyakan pebisnis pasti merasakan hal di atas, gudang dan toko yang besar ditambah lagi barang yang luar biasa banyak dan kecil-kecil membuat Anda dan karyawan Anda kesusahan untuk melakukan stock opname secara fisik. Tapi jika ini terus dibiarkan makan nasib Anda akan sama dengan Pak Budi.Jangan Abaikan 3 Hal Ini, atau Bisnis Anda Akan BangkrutGulung Tikar gambar

Tenang Saya akan membantu Anda bagaimana agar Anda dapat melakukan stock opname tanpa ribet. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal pada saat melakukan stock opname Anda harus mengikuti tata cara atau prosedur stock opname sebagai berikut berikut;

1. Pada saat proses stock opname tidak boleh ada barang yang keluar atau masuk karena ini akan sangat menghambat proses stock opname.

2. Perhitungan dilakukan oleh pihak independen (pihak yang tidak ada kaitannya dengan barang yang akan dihitung) agar tidak ada kecurangan.

3. Untuk mendapatkan penghitungan akurasi yang tinggi, sebaiknya satu jenis barang yang dihitung oleh dua orang / kelompok dalam waktu yang tidak bersamaan.

Nah yang perlu Anda perhatikan ketika melakukan stock opname harus dilengkapi oleh beberapa dokumen. Dokumen yang dimaksud disini adalah dokumen yang diperlukan saat perusahaan/entitas usaha Anda melaksanakan stock opname. Dokumen tersebut diantaranya adalah:

1. Kartu Barang/ Kartu Persediaan

Dokumen ini memberikan informasi spesifik terkait pergerakan suatu barang sejenis. Dokumen ini diperlukan pada saat karyawan ingin melihat aktifitas suatu barang dengan mudah karena khusus menyediakan informasi tentang suatu barang tertentu.

2. Bukti Barang Masuk

Catatan ini berisi informasi tentang supplier mana barang berasal, harga awal dan kategori lainnya, yang dimilliki suatu barang dan dapat digunakan untuk mencocokkan data pembukuan dengan barang yang ada di gudang.

3. Bukti Barang Keluar

Bukti catatan barang keluar adalah catatan yang berisi informasi tentang tanggal, jumlah, harga dan kemana barang persediaan tersebut berpindah tangan alias dijual.

4. Bukti Keluar Masuk Barang

Dewasa ini teknologi sudah banyak tersedia berbagai macam aplikasi (software) computer untuk menunjang kemudahan dalam pencatatan, penyimpanan dan penghitungan transaksi akuntansi pada perusahaan.

5. Kartu Count Tag

Dokumen ini merupakan dokumen yang digunakan pada saat terjadi pelaksanaan stock opname. Kartu ini akan menyediakan informasi tentang nama barang, tipe barang, lokasi barang dan lokasi kosong untuk jumlah, jenis kemasan satuan, tanda tangan orang gudang non gudang dan auditor.

Pada pelaksanaannya kartu count tag ini dibuat dua rangkap yaitu yang asli diberikan kepada team Admin dan yang copy ditempelkan di barang yang sudah dihitung.

Tujuan dari stock opname adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan perusahaan, yang mana termasuk salah satu fungsi untuk system pengendalian intern (SPI). Melalui kegiatan stock opname maka akan diketahui keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan persediaan fisik yang ada.

Manfaat lain dari stock opname adalah dapat mengetahui kondisi persediaan barang Anda secara riil. Kondisi persediaan barang yang ada itu baik atau rusak. Selain itu semua, dengan melakukan stock opname Anda bisa mengetahui nilai nominal atau nilai rupiah dari persediaan barang yang ada. Informasi nilai rupiah ini dibutuhkan untuk menghitung berapa Harga Pokok Penjualan (HPP) selama periode tersebut.

Nah apabila terjadi selisih antara catatan dan jumlah persediaan berarti terdapat kesalahan pencatatan atau bahkan terjadi kecurangan yang berkaitan dengan perusahaan. Perusahaan besar dengan pengendalian intern stock opname biasanya dilakukan oleh petugas khusus (petugas audit) tersendiri. Hal ini untuk menghindari terjadi manipulasi data oleh oknum tidak bertanggungjawab.

Jadi kesimpulannya stock opname adalah kegiatan terpenting dalam suatu bisnis. Stock opname yang dilakukan secara periodik dan teratur. Membuat Anda menjadi mengetahui arus keluarnya barang. Dan Anda dapat mengetahui apakah ada barang yang hilang atau tidak tercatat selama proses transaksi, sehingga bisa diambil tindakan terkait dengan temuan yang ada.

Untuk 2 Hal Fatal lainnya akan coba Saya jelaskan lebih lengkap di artikel selanjutnya. Sekian artikel dari Saya. Silahkan dishare jika bermanfaat.Terima Kasih. Salam Let’s #beefree.

Banyak Berbagi Banyak Rejeki Banyak Berbagi Banyak Rejeki

About Venny Jasmine

Baik dan Tidaknya Sesuatu itu Tergantung pada Persepsi Anda