Home / Blog / Fungsi dan Tata cara melakukan Tukar TT

Fungsi dan Tata cara melakukan Tukar TT

Tukar TT sering dipraktekan dalam bisnis antar perusahaan, terutama kredit yang menjadi hutang dagang. Misal perusahaan A menjual barang ke perusahaan B dengan cara kredit tentunya yang dikasihkan invoicenya, surat jalannya ke perusahaan B pada hari jumat lembar keudanya yang biasanya berwarna merah atau kuning.

Lalu jadwal Tukar TT nya ternyata hari kamis, minggu depannya. Collector dari perusahaan A datang ke perusahaan B membawa invoice, surat jalan, faktur pajak yang asli untuk diberikan ke perusahaaan B (biasanya berwarna putih).

Lalu Perusahaan B memberikan surat tanda terima jika sudah menerima dokumen yang asli, setelah itu baru pembayaran bisa dibayarkan sesuai dengan jatuh temponya.

Seringnya praktek ini dilakukan dalam usaha, membuat Anda perlu mengenal Fungsi dan Tata cara melakukan Tukar TT. Invoice/Faktur penjualan yang selanjutnya kita sebut invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh customer.

Dalam bentuk sederhana dikenal dengan nama BON. Pada transaksi yang nominalnya relatif kecil, invoice digunakan langsung sebagai dokumen tagihan sedangkan pada perusahaan yang nominal transaksinya besar, biasanya dilengkapi dengan surat tagihan atau kwitansi.

Penerimaan Tagihan (tukar faktur) dari pemasok/rekanan/suplier.

1. Petugas penerima tagihan dari supplier mengecek : Kelengkapan dokumen tagihan dan Kelengkapan antara barang yang dikirim dengan PO dan tagihan.

2. Setelah lengkap dibuatkan tanda terima faktur disi tanggal dan tanda tangan serta nama jelas penerima dan diberi stampel Receipt.

3. Dokumen yang diterima distempel penerimaan tagihan sebagai dasar perhitungan jatuh tempo.

4. Supplier mengirimkan tagihan lengkap kebagian terima tagihan /tukar faktur meliputi :

  • Kwitansi bermaterai cukup.
  • Faktur asli Surat jalan asli setelah barang diterima oleh Receiver Perusahaan sesuai Purchases Order (PO).
  • Faktur Pajak 2 (dua) rangkap asli dan copy asli (putih dan kuning)
  • Purchases Order /kontrak /SPK.

Prosedur verifikasi data & dokumen hutang dagang.

1. Memasukkan data-data tagihan kedalam buku hutang dan kartu hutang secara periodik (harian) sesuai tanggal terima tagihan dari Supplier.

2. Memeriksa kebenaran data hutang sesuai PO dan Price list/kontrak/SPK antara lain: Harga, Kuantitas, Term of payment dan syarat-syarat lain.

3. Memeriksa dan melengkapi dokumen meliputi :

  • Tagihan/kwitansi bermaterai.
  • Surat Jalan asli.
  • Faktur pajak asli & copy asli ( putih, kuning).
  • Purchases Order asli atau yang dilegalisir.
  • Receiving report asli.
  • Faktur pembelian intern asli.

Prosedur Proses Invoice Supplier / Vendor adalah sebagai berikut :

a. AP Staff telah menerima invoice supplier/vendor beserta dokumen pendukungnya (Faktur Pajak, RR, Surat Jalan dan PO).

b. AP Staff memverifikasi invoice beserta dokumen pendukungnya tersebut dengan memeriksa sbb:

  • Kuantiti yang tertera di invoice dengan kuantiti yang tertera pada Good Receive notes dan Purchase Order.
  • Spesifikasi item/barang yang tertera diinvoice dengan RR dan PO.
  • Nilai rupiah per item/barang yang tertera diinvoice dengan RR dan PO.
  • Nama supplier yang tertera diinvoice dengan Faktur Pajak PPN.
  • Masa/periode atas PPN Masukan tersebut (lebih dari 3 bulan tidak dapat dikreditkan sebagai PPN Masukan).

c. AP Staff melakukan entry ke dalam sistem atas invoice supplier/vendor dan mencetak Tanda Terima Faktur. Tanda Terima Faktur tersebut yang digunakan sebagai bukti untuk pengambilan giro.

d. Jatuh Tempo pembayaran hutang supplier/vendor terhitung sejak tanggal yang tertera pada Tanda Terima Faktur tersebut.

e. AP Staff melakukan entry ke dalam sistem untuk membukukan transaksi atas invoice supplier/vendor tersebut(mencatat hutang supplier dan jatuh tempo pembayarannya).

f. Untuk Invoice Non PO, AP Staff menerima invoice beserta dokumen pendukungnya dari user. AP Staff memeriksa kelengkapan dokumen dan tandatangan persetujuan dari masing-masing Dept. Head sebelum memproses pembayaran atas invoice tersebut.

g. AP Staff melakukan pembayaran hutang supplier/vendor sesuai dengan jatuh tempo pembayarannya.

Sekian artkel dari kami, Jangan lupa share artikel ini ya ke sosial media Anda. Agar teman Anda juga bisa belajar tentang apa itu akuntansi? Banyak berbagi banyak rejeki Terimakasih. Salam Let’s #beefree

Banyak Berbagi Banyak Rejeki Banyak Berbagi Banyak Rejeki

About Vicky Fatrian

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.