Home / Blog / Cara Tepat Mengelola Stok Barang Gudang dengan Mudah

Cara Tepat Mengelola Stok Barang Gudang dengan Mudah

Stok barang sering hilang, udah bener cara mengelolanya?

Salah satu masalah di berbagai perusahaan terutama yang perusahaan dagang, adalah manajemen stok. Stok merupakan aset yang harus dijaga. Sebab sedikit kesalahan saja bisa rugi banyak. Bisa dikatakan banyak perusahaan yang bangkrut akibat tidak bisa memanajemen stok dengan baik dan benar.

Mengelola stok barang adalah tantangan besar bagi setiap perusahaan yang terutama memiliki banyak cabang. Kok bisa? Karena sulitnya untuk mengontrol barang yang ada di cabang, apalagi bila cabang Anda tidak hanya satu.

Jika Anda memiliki bisnis yang bergerak di bidang jual beli rumah atau mobil, ini mungkin akan sedikit mudah karena barang yang dijual berukuran besar dan biasanya berjumlah sedikit. Tapi tidak untuk Anda yang menjalani bisnis retail dan memiliki banyak barang dengan item hingga ribuan, maka hal ini akan sangat merepotkan.

Perusahaan yang memiliki stok persediaan barang selalu menginginkan pengelolaan yang tepat agar tidak terjadi kerusakan, kesalahan prediksi pemesanan, atau hilangnya barang yang disimpan. Mengelola stok yang efektif seharusnya dilakukan dengan mekanisme yang terstruktur.

Penyebab Stock tidak Terkontrol

  • Pencatatan stok barang yang tidak akurat, sehingga data tidak valid.
  • Keribetan menghitung jumlah stok yang sangat banyak.
  • Tidak ada rencana pengecekan stok (stock opname).
  • Tidak membuat jadwal persediaan.
  • Gak sempet mencatat stok yang masuk atau keluar.

Karena gudang berkaitan langsung dengan penjualan, manajemen gudang sangatlah penting untuk perkembangan bisnis Anda. Ketika stok persediaan barang di gudang tak sesuai dengan penjualan, maka akan berakibat pada kerugian, entah karena penjualan gagal ataupun persediaan yang tersedia di gudang terlalu banyak.

Maka dari itu, Anda wajib mengelola stok dengan baik, manfaatkan Laporan Stok agar Anda tidak kewalahan mengelola stok

Laporan stok adalah suatu laporan yang menyajikan tentang data-data barang yang keluar dan masuk dalam suatu perusahaan. Laporan stok juga membantu Anda mengetahui stok mana yang akan habis, dan stok mana yang menumpuk karena tidak laku.

Akibat tidak Memiliki Laporan Stok.

  1. Banyak perusahaan mengalami kerugian karena kurangnya sistem manajemen pengelolaan yang baik, stok kebutuhan sehari-hari yang tidak terkontrol, bahkan tidak mengetahui stok yang laris maupun kurang laris.
  2. Tidak adanya perencanaan dan proyeksi atas pengendalian Stok. Perencanaan dan proyeksi dilakukan dengan bertujuan untuk memperkirakan waktu yang tepat untuk memesan barang sekaligus barang apa saja yang memang diperlukan. Dengan demikian, stok yang ada tidak akan pernah kosong.
  3. Berdampak juga pada keuangan operasional yang seharusnya digunakan untuk membeli stok yang akan habis menjadi tertunda karena kurangnya pendapatan yang disebabkan adanya beberapa stok yang kurang laku.
  4. Selain pendapatan yang terhambat, biaya yang dikeluarkan semakin lama akan bertambah nilainya. Banyak perusahaan menginginkan pendapatan yang tinggi dan biaya yang kecil untuk membentuk sebuah pergerakan supaya perusahan bisa terus berkembang. Maka dari itu mereka menginginkan stok mereka selalu terupdate agar operasional menjadi lancar.

Masalah di atas adalah ciri-ciri sebuah perusahaan yang susah berkembang. Tentunya Anda tidak menginginkan hal tersebut. Apalagi perusahaan Anda mengalami penurunan. Pribahasa mengatakan “lebih baik mencegah daripada mengobati”. Sebelum masalah ini terjadi, ada baiknya bila mulai sekarang ada upaya mencegahnya.

Untuk mencegahnya, Anda bisa melakukan beberapa cara di bawah ini untuk bisa mengelola stok barang Anda dengan baik dan benar.

1. Mulai dengan Mencatat Data dengan Akurat.

Untuk memulai menyusun data atau laporan stok agar barang dapat terkontrol, maka dimulai dari mencatat data dengan akurat. Arahkan semua tim yang bertanggung jawab untuk menghitung stok yang ada, namun lakukan pencatatan. Pastikan beberapa data yang sudah dicatat sudah benar dan akurat. Anda juga bisa menggunakan program yang dapat membantu Anda melakukan pencatatan barang secara lengkap dan cepat.

Tujuannya agar di awal Anda akan mengetahui jumlah stok barang yang ada pada periode tertentu.  Dan dari data yang dimiliki, Anda akan mengerti barang apa saja yang laku ataupun tidak laku. Anda juga bisa menggunakan program yang dapat membantu Anda melakukan pencatatan barang secara lengkap dan cepat.

2. Menentukan Jadwal Persediaan.

Ketika Anda sudah memiliki data yang lengkap dan valid, Anda sudah bisa menentukan jadwal pembelian untuk beberapa stok yang akan habis. Jadwal disini perannya sangat penting sebagai manajemen waktu agar operasional dapat berjalan lancar tanpa mengalami penundaan. Tentukan juga jadwal pengecekan barang yang tersedia agar stok selalu terupdate.

3. Membuat forecast persediaan.

Salah satu hal yang harus Anda lakukan adalah memperkirakan pergerakan stok barang atau membuat forecast. Anda juga harus memperkirakan mana stok yang akan laku pada periode tertentu. Hal ini harus Anda lakukan agar nantinya tidak terjadi kekurangan maupun kelebihan barang. Dengan forecasting Anda bisa menyiapkan stok yang cukup di periode berikutnya.

4. Mengatur Tempat Penyimpanan.

Tempat penyimpanan yang baik dimulai dengan menata barang supaya terlihat menjadi lebih rapi. Ketika Anda menyusun barang-barang dengan teratur, maka pengambilan barang akan lebih mudah juga dan kemungkinan rusaknya barang akan berkurang. Selain itu Anda juga tidak kesulitan untuk mencari barang yang dibutuhkan.

Ada baiknya juga mebedakan tempat untuk barang lama dengan barang baru. Pisahkan barang lama dengan barang baru agar memudahkan pencatatan barang Anda. 

5. Berikan kode di Setiap Barang dan Lokasi.

Hal ini merupakan cara umum yang digunakan oleh setiap perusahaan dagang. Memberikan kode pada setiap barang akan mempermudah melakukan penjualan. Apalagi kalau lokasi juga diberi kode agar memudahkan ketika melakukan pencarian suatu barang.

6. Gunakan Aplikasi Pengelolaan Stok Barang.

Cara yang terakhir yang bisa saya rekomendasikan adalah menggunakan software yang sudah mendukung pengelolaan stok. Aplikasi yang sudah terdapat fitur lihat stok barang, analisa stok barang, laporan kartu stok, atau laporan stok masuk dan keluar dalam periode yang ditentukan. Anda tidak perlu lagi ribet memikirkan beberapa stok yang tiba-tiba hilang, stok yang habis tapi lupa order, dan yang lebih menguntungkan semua laporan sudah terbuat secara otomatis.

Semua yang Anda butuhkan ada di Beeaccounting

Jika Anda membutuhkan sistem otomatis yang bisa menyusun laporan stok, laporan kartu stok dengan sangat cepat dan akurat, maka sistem Beeaccounting jawabannya..

9 Alasan Mengapa Anda Harus Mulai Menggunakan Beeaccounting..

  1. Meningkatkan omset penjualan
    Mengontrol order penjualan, jadwal pengiriman, cetak surat jalan. Informasi harga dan stok dapat tersaji cepat dan akurat. Mencegah back order berkat manajemen order dan stok. Analisa kebutuhan & manajemen buffer stock (min/max).
  2. Menekan rasio piutang tak tertagih
    Mengontrol penagihan piutang jatuh tempo tepat waktu. Mencetak daftar penagihan per collector area. Kartu piutang per customer, analisa umur piutang.
  3. Terintegrasi menu perpajakan
    Mencetak faktur pajak standard / sederhana. Laporan PPN masukan / keluaran, laporan PPH.
  4. Efisiensi proses Pembelian
    Mengontrol proses pembelian mulai dari Permintaan Pembelian, P.O., Penerimaan Barang hingga Invoice Pembelian.
  5. Menekan pengeluaran biaya dengan sistem budgeting
    Setting anggaran biaya & target income per Departemen & Project. Laporan income, biaya & laba/rugi per Departemen & Project.
  6. Menekan Kebocoran Uang dan Stock
    Mutasi keluar/masuk uang & barang dapat dilacak dengan detail, cepat & akurat.
  7. Bisnis Anda bisa diDelegasikan & Terkontrol tanpa kehadiran Anda.
    Manajemen hak akses data bisa disesuaikan dengan sistem perusahaan anda. Aman dari manipulasi, semua transaksi bisa di-audit.
  8. Mempercepat Pengambilan Keputusan strategis
    Dilengkapi ratusan variasi laporan yang tersaji Cepat & Akurat. Laporan Laba/Rugi, Neraca, Kas/Bank, Stok, Piutang. Memudahkan manajemen mengambil keputusan bisnis seperti: Customer, Strategi harga jual, Stok, Kas/Bank, Limit piutang.
  9. Konsolidasi antar cabang dengan biaya rendah
    Mendukung sistem online antar cabang luar kota/pulau via internet. Semua bisa anda kontrol kapanpun & dimanapun. *membutuhkan koneksi internet dengan ip address static

Anda bisa mendownload Beeaccounting melalui link berikut ini : Download Sekarang!

Untuk menghubungi kami, silahkan klik tombol Whatsapp di bawah ini..

Silahkan share dan berkomentar yaa..

Salam Let’s #beefree

Banyak Berbagi Banyak Rejeki Banyak Berbagi Banyak Rejeki

About Anggara Farhan

Graphic Designer, Video Editor, Film Making, 2D Animator, Digital Marketer, Seller, Writer, Content Creator

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.