Cara Jitu Memelihara Aset Perusahaan agar Terkontrol dan Cepat Berkembang

Ketika menjalankan perusahaan atau setidaknya usaha sendiri, Anda pasti akan membeli aset  untuk menunjang operasional perusahaan baik itu perangkat keras komputer, meja atau kursi untuk kantor dan sebagainya. Penting untuk dilakukan setelah pembelian aset adalah melacak aset perusahaan Anda untuk memastikan aset tersebut bekerja seefisien mungkin.

Secara umum, aset adalah item yang dibeli untuk penggunaan jangka panjang oleh perusahaan – misalnya laptop baru, printer atau kursi kantor biasanya digolongkan sebagai aset, sedangkan DVD kosong atau tinta printer tidak karena habis dipakai dalam jangka pendek.

Penting bagi Anda untuk mengklasifikasikan pengeluaran dan aset Anda dengan benar. Ada dua pertanyaan sederhana untuk ditanyakan pada diri sendiri saat melakukan pembelian yaitu apakah barang tersebut memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun? Dan, apakah harganya lebih dari Rp. 500 ribu? Dengan demikian Anda bisa mengelompokkan pembelian sebagai aset atau biaya.

Cara jitu cek dan kontrol posisi aset

Ada banyak cara yang bis dilakukan untuk memudahkan kita mengontrol posisi dan efektivitas aset perusahaan, salah satunya bisa denga nmetode dibawah ini:

Barcode

Metode pelacakan ini cocok untuk barang inventaris. Setelah produk tiba di gudang Anda, berikan nomor khusus dan dari nomor ini Anda dapat melacak pergerakan produk di seluruh gudang sampai Anda harus mengirimkannya ke konsumen.

Dengan sistem barcode, Anda dapat menetapkan jenis produk tertentu dengan kode unik untuk memudahkan identifikasi produk di gudang dan mengatur fasilitas penyimpanan sesuai dengan nomor unik cukup dengan memindai barcode dengan smartphone Anda.

Tunjuk karyawan khusus bagian kontrol aset

Sistem barcode yang anda siapkan bisa berjalan dengan baik manakal ada karyawan atau petugas khusus yang menjalankan sistem dengan benar. Karyawan yang bertanggung jawab melacak persediaan ini harus memberi Anda laporan terbaru setiap bulan atau kuartal.

Masukkan data aset kedalam sistem database

Untuk memudahkan kontrol, buat basis data aset yang menggambarkan detil aset yang Anda miliki, mulai dari tahun pembelian, nilai aset, lokasi dan bagian yang bertanggung jawab atas aset tersebut untuk meminimalkan pencurian atau kerusakan. Anda kemudian harus mem-backup database pada komputer yang berbeda atau melalui cloud computing. Ini memastikan Anda memiliki titik referensi jika terjadi kerusakan pada databased asli.

 

Cara jitu memelihara aset perusahaan

Berikut adalah beberapa strategi yang dapat Anda rencanakan untuk menjaga aset perusahaan.

Lakukan proteksi aset dengan asuransi

Asuransi ada banyak macamnya. Sesuaikan saja dengan kebutuhan proteksi aset perusahaan, misalnya saja asuransi kendaraan, asuransi kebakaran, asuransi properti dan sebagainya. Biaya premi asuransi harus diperhitungkan tidak menjadi beban berlebihan pada anggaran dan nilai proteksi bisa menutup kerugian jika terjadi resiko.

Jika usaha masih skala kecil menengah, pastikan rekening pribadi dan perusahaan terpisah

UKM (usaha Kecil Menengah) apalagi jika masih skala mikro sering tidak rapi dalam mencatat aset perusahaan akibat rekening pribadi dan perusahaan masih tercampur. Catatan terpisah ini memudahkan dalam mengelola arus kas, dan juga memudahkan Anda dalam mengelola aset perusahaan. Reputasi usaha juga meningkat jika menggunakan nama perusahaan disetiap pertemuan bisnis.

Jeli dan cermat dalam setiap menjalin kerjasama bisnis

Anda mungkin pernah atau sering melihat usaha dipailitkan pihak kreditur akibat gagal bayar atau wan prestasi atas sebuah kesepakatan (MOU)? Belajar dari sini, Anda harus lebih jeli jika menjalin kerjasama usaha yang melibatkan penyelesaian kewajiban dalam jangka tertentu misalnya saja perjanjian kerja sama, perjanjian sewa menyewa, atau jual beli. Tidak cermat dalam mempelajari klausul MOU, bisa jadi Anda akan terjebak dalam tuntutan yang otomatis aset usaha Anda akan terancam.  

Dengan mempelajari strategi diatas, aset yang Anda miliki akan tercatat dengan rapi sehingga memudahkan dalam pengembangan aset itu sendiri.