Home / Blog / Cara Efektif Mengelola Stok Persediaan Barang

Cara Efektif Mengelola Stok Persediaan Barang

Bayangkan Anda sebagai pelaku bisnis distributor atau retail dengan memiliki ribuan stok barang dan lokasi penyimpanannya berbeda-beda. Tentu Anda akan pusing sendiri mengingat dan mencatatnya. Anda tentu mencari cara agar mengelola stok barang yang efektif dengan mekanisme terstruktur itu bagaimana?

Tenang, Anda tidak sendiri. Sejujurnya mengelola inventori itu susah susah gampang. Meski sepintas terlihat mudah, sederhana hanya membeli, men-stok, menghitung saldo, menentukan harga pokok, menjual saldo akhir. Tetapi sesungguhnya untuk mencapai hasil yang valid diperlukan keteliitian cukup detil dalam menghitung dan mencatat. Dan berikut ini adalah hal yang sering membuat bingung saat mengelola stok persedian barang :

  1. Kesalahan pencatatan stok. Sangat dihindari dan paling sering terjadi bila Anda memiliki SDM yang kurang cakap.
  2. Kurang memahami sistem persediaan dan metode harga pokok. Ada beberapa pelaku bisnis distributor kurang memahami sistem persediaan barang sehingga tak jarang mereka menghadapi banyak barang yang sudah kadaluwarsa, rusak, hilang dsb yang mengakibatkan beban bertambah dan tentu saja kerugian.
  3. Tidak adanya perencaaan atas pengendalian stok persediaan. Perencanaan dilakukan untuk memperkirakan waktu yang tepat untuk memesan barang sekaligus barang apa saja yang memang diperlukan.

Untuk menanggulangi itu semua, sistem manajemen gudang pada usaha distributor tidak hanya membahas jumlah persediaan (stok barang) atau budgeting barang. Tetapi juga harus memastikan produk yang disimpan pada gudang akan sampai ke tangan customer dalam keadaan prima. Berikut cara efektif dalam mengelola stok persedian barang di gudang usaha distributor :

A. Persiapkan Data Seakurat Mungkin

Di sini tugaskan secara khusus individu yang bertanggung jawab dalam melakukan pencatatan. Individu tersebut akan melakukan pencatatan seakurat mungkin seperti input stok masuk dan stok keluar dapat di bantu dengan program pendukung agar proses pencatatan lebih akurat.  Tujuannya Anda harus tahu terlebih dahulu data periode lalu, kemudian tentukan target pemasaran serta ramalan penjualan periode sekarang. Beberapa perusahaan distributor atau produser sekalipun menggunakan sistem pre-order dan data pesanan yang masuk sebagai landasan menentukan angka persediaan. Untuk mengembangkan bisnis distributor Anda, Anda juga harus melakukan diskusi dan berkonsultasi lebih mendalam dengan tim pemasaran ketika menentukan angka cadangan persediaan stok Anda. Mengapa? Karena Anda perlu tahu berapa persen angka dari penjualan yang tidak terduga dan tidak ingin ketika penjualan meledak, anda kurang atau malah kehabisan barang karena system managemen gudang yang buruk

B. Membuat Forecast Persediaan

Setelah data tersebut sudah ditangan, Anda harus membuat forecast persediaan mengenai berapa jumlah persediaan yang dibutuhkan periode ini. Hal ini bukan tahap yang mudah bila Anda memilik penjualan produk dengan jenis yang sangat banyak dan bermacam-macam. Dikarenakan Anda harus menentukan jumlah per item. Bayangkan Anda pelaku bisnis retailer dengan jenis produk yang banyak? rumit sekalikan kalau harus menentukan jumlah per item dan diinput dalam sistem. Tetapi akan lebih rumit lagi kalau stok barang Anda Hilang karena tidak menggunakan sistem manajemen gudang yang baik.

C. Membuat Jadwal Persediaan

Anda harus mengatur jadwal persediaan. Menentukan jadwal pembelian persediaan dan jadwal persediaan barang yang akan keluar dari gudang.

D. Lakukan Budgeting Persediaan

Budgeting persediaan adalah perhitungan berapa uang yang dihabiskan? Perkiraan ini dilakukan diawal untuk menyesuaikan kemampuan Anda. Kemudian Anda harus mencatat semua harga HPP dan harga jual anda agar Anda dapat mengetahui berapa perkiraan pendapatan Anda bila barang tersebut laku terjual habis. 

E. Kenali Karakter Persediaan

Setelah menentukan jumlah persediaan dan budgeting, Anda harus menentukan cara menyimpan yang tepat. Misalkan produk disimpan di dalam gudang adalah kain katun premium. Maka harus hati-hati dari serangan tikus, ngengat atau gangguan lain yang bisa merusak kain. Anda juga harus memikirkan masa kadaluarsa, stok barang bukan makanan ringan. Jadi setiap persediaan atau stok barang harus terdata tanggal kadaluarsanya. Selain itu tentukan mana sistem persediaan yang cocok digunakan di perusahaan. Ada dua sistem yakni perpetual dan periodik. Tentukan juga metode HPP seperti FIFO, LIFO, dan Average.

F. Atur Tata Letak Persediaan

Setelah itu, ada dapat mengatur “layout” atau tata letak gudang. Contohnya adalah mengatur supaya produk yang pertama masuk terletak pada paling mudah untuk diambil atau produk yang paling laku letaknya yang paling mudah dijangkau.

G. Atur Sistem Otorisasi

Sistem keluar masuk barang perlu dilakukan sistem pengawasan khusus. Bila tidak ada, maka barang akan mudah dicuri dan Anda tidak mengetahuinya. Jadi tentukan siapa saja yang berwenang dalam gudang dan otorisasi hak di gudang. Akan lebih mudah lagi jika Anda memiliki system yang dapat digunakan untuk

H. Atur Sistem Pendataan

Mengatur pencatatan gudang tidak sulit, anda bisa menggunakan software khusus atau manual dengan MS. Excel. Yang terpenting adalah disiplin dalam mencatat keluar masuknya barang dan selalu melakukan pencatatan untuk stok barang anda yang rusak atau hilang, terkode serta terdata dengan baik dan rapi.

8 Hal ini dapat Anda terapkan dengan mudah untuk mengelola gudang persediaan stok Anda. Pastikan juga Anda telah menggunakan sistem percatatan yang sesuai dengan kebutuhan anda. Sistem yang bagus akan menjadi aset bisnis Anda karena dapat mengamankan stok dan uang Anda. Sukses selalu untuk Usaha Anda Let’s #beefree…

Banyak Berbagi Banyak Rejeki Banyak Berbagi Banyak Rejeki

About Venny Jasmine

Baik dan Tidaknya Sesuatu itu Tergantung pada Persepsi Anda