Home / Blog / 5 Cara Menyusun SOP yang Tepat untuk Perusahaan

5 Cara Menyusun SOP yang Tepat untuk Perusahaan

Untuk melaksanakan sebuah tugas atau pekerjaan, seorang pegawai atau karyawan harus memahami Standart Operating Prosedur dari tugas tersebut. Standard Operating Procedures (SOP) sendiri merupakan sebuah prosedur standar yang menjadi acuan proses kerja suatu perusahaan. Hal itu penting, sebab penyusunan SOP mempunyai tujuan yang penting dan sangat banyak manfaatnya,salah satunya ialah memberikan kemudahan kepada pelaksana tugas. Jika tidak memiliki SOP maka sebuah lembaga, instansi atau organisasi akan tidak mudah untuk berkembang dan maju.

Walaupun SOP memilki fungsi dan tujuan yang sangat penting, terkadang kita menjumpai ada beberapa perusahaan atau lembaga yang tidak melaksanakan SOP secara baik. SOP hanya dipajang di dinding ruang kerja atau dijadikan buku dan disimpan di rak buku. Untuk itu, setidaknya Anda bisa menerapkan 5 Cara Menyusun SOP yang Tepat untuk Perusahaan Anda.

Membentuk TIM penyusun SOP

Untuk membuat SOP perusahaan, langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah membentuk tim khusus.Tim penyusun SOP tersebut terdiri atas para pegawai yang berasal dari berbagai jabatan seperti Pimpinan, kepala bagian, staff dan karyawan.

Pembuatan SOP sebisa mungkin melibatkan SDM yang kompeten dari setiap bagian atau divisi perusahaan, misalnya Manajer Pemasaran, Manajer Support, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, panitia penyusun SOP terdiri dari orang – orang cerdas dan kreatif yang bekerja di instansi tersebut.

Membuat sasaran SOP yang tepat

SOP yang telah Anda susun, sasarannya untuk siapa? Setiap SOP memiliki sasaran yang berbeda-beda sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing. Sasaran yang tepat akan memudahkan tim penyusun dalam membuat dan menyusun SOP. Salah satu tujuan dari pembuatan SOP yaitu untuk memastikan bahwa setiap proses kerja berjalan seragam dan efisien.Oleh karena itu untuk membuat SOP, Anda perlu terlebih dulu mempelajari proses bisnis yang berlaku di perusahaan.

Cermati proses bisnis tersebut sejak awal hingga akhir, dokumen apa saja yang dibutuhkan, siapa saja pihak yang terlibat, hingga produk yang dihasilkan dari proses bisnis tersebut. Dalam proses pengamatan ini, catatlah data-data yang Anda temukan, misalnya seperti pihak yang bertanggung jawab dalam proses tersebut, durasi yang dibutuhkan dalam setiap proses, sumber daya yang diperlukan, dan lain sebagainya. Selesai mencatat seluruh data yang Anda temukan selama proses bisnis berlangsung, selanjutnya Anda menggambarkannya dalam bentuk flow chart dan alur proses berupa narasi. Dalam pembuatan flow chart juga, Anda juga perlu menuliskan nama person in charge (PIC) dari setiap aktivitas, dokumen apa saja yang dibutuhkan, dan durasi dari masing-masing aktivitas.

Berdiskusi dengan pimpinan

Jika flow chart dan narasi sudah selesai dibuat selanjutnya, Anda harus me-review-nya. Amati kembali seluruh bagannya, jangan sampai ada yang terlewat. Idealnya review dilakukan secara sendiri-sendiri oleh orang yang terlibat didalamnya. Dari proses review ini maka, Anda bisa menemukan hal-hal yang dianggap belum sesuai. Setelah itu maka, hasil review masing-masing orang dikumpulkan dan dibahas bersama-sama dalam format focus group discussion(FGD). Jadi, setelah FGD selesai lalu, akan terbentuk SOP dalam bentuk flow chart maupun narasi yang sudah tepat.

Selama proses penyusunan SOP, tim hendaknya sering melakukan diskusi dengan pimpinan perusahaan atau ketua organisasi. Jika ada suatu hal yang kurang dalam SOP tersebut, maka pimpinan bisa memberikan saran dan melengkapinya.

Tentukan batas waktu penyusunan SOP

Jika tim penyusun SOP tidak diberi batas waktu akhir penyusunan SOP, maka hal itu akan membuang banyak waktu dan tidak efesien.
Namun, jika pimpinan perusahaan atau ketua organisasi memberikan batas akhir waktu pembuatan SOP, maka hal itu tentu akan meningkatkan semangat para penyusun untuk menyelesaikan tugasnya.

Sebelum diterapkan di perusahaan maka, SOP harus mendapat otorisasi dari pihak pimpinan untuk dijadikan dokumen legal. Tapi sebelumnya, SOP harus terlebih dulu disimulasikan sesuai dengan kondisi sebenarnya. Dengan melakukan simulasi, Anda bisa segera mengetahui jika terjadi ketidaksesuaian dan melakukan review ulang secepat mungkin.

Apabila setelah dilakukan simulasi ternyata ditemukan masalah atau ketidaksesuaian dalam SOP, tim pembuatan SOP harus melakukan evaluasi dan review ulang. Jika perlu maka, lakukan uji coba kembali hingga dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaan dan SOP memang efektif untuk diterapkan.

Lalu Anda bisa meminta persetujuan dan ototisasi dari pihak yang berwenang. Pihak tersebut dapat mengacu pada pimpinan tertinggi dalam organisasi, perusahaan, lembaga, bagian, dan unit yang berkepentingan terkait SOP tersebut. SOP juga dapat disahkan oleh tiga tanda tangan, yaitu dari pihak yang membuat, pihak yang mengoreksi, dan pimpinan tertinggi.

Apabila SOP sudah mendapat persetujuan dan otorisasi, kini Anda bisa segera mensosialisasikannya kepada semua divisi yang terlibat. Adakan rapat khusus untuk melakukan hal ini. Umumkan bahwa implementasi sudah siap dilakukan dan setiap SDM diharapkan untuk mematuhi SOP.

Bekerja sama dengan pakar SOP

Jika tim penyusun SOP tidak bisa menyelesaikan tugasnya dengan baik, maka perusahaan tersebut perlu menyewa atau menggunakan jasa para pakar ahli SOP. Bekerja sama dengan para pakar SOP akan menambah wawasan. Bukan hanya itu saja, bekerja sama dengan pakar SOP akan melahirkan suatu produk SOP yang efektif.

Sekian artikel dari kami, Jangan lupa share artikel ini ya ke sosial media Anda. Agar teman Anda juga bisa belajar tentang apa itu akuntansi? Banyak berbagi banyak rejeki Terimakasih. Salam Let’s #beefree

Banyak Berbagi Banyak Rejeki Banyak Berbagi Banyak Rejeki

About Vicky Fatrian

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.